Система каталогов Феодосийской Централизованной библиотечной системы



 Назначение и функции системы каталогов и картотек
        Система каталогов и картотек библиотек ЦБС – совокупность организованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных библиографических каталогов и картотек, раскрывающих состав и содержание фонда библиотек Централизованной библиотечной системы в различных аспектах. Система каталогов и картотек ЦБС – единая целостная организация.
        Система каталогов и картотек библиотеки – составная часть справочно-библиографического аппарата.
        Система каталогов и картотек библиотеки строится на основе принципов научности, доступности, планомерности, экономичности.
        Формирование и функционирование системы каталогов и картотек определяется следующими факторами: 
-    составом и структурой фондов библиотек ЦБС;
-    системой обслуживания читателей библиотек ЦБС.
        Система каталогов и картотек библиотеки ЦБС обеспечивает выполнение всех функций библиотек: комплектование, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическую, справочно-информационную и методическую работу.
            Основными функциями системы каталогов и картотек являются: информационная и просветительская.
 
Взаимосвязь между каталогами и картотеками
           Система каталогов и картотек организована таким образом, чтобы читатель мог найти литературу по всем отраслям знаний и по всем интересующим его вопросам. Каждый документ, каждое издание, независимо от вида и формы предоставления информации (книга, журнал, CD-ROM, грампластинка и т. д.), находят здесь свое отражение.
            Взаимосвязь между каталогами и картотеками обеспечивается:
-    единой системой информации о каталогах и картотеках библиотек ЦБС;
-    использования единого библиографического описания;
-    использование единых классификационных индексов.
 
Организация, ведение и редактирование каталогов и картотек
        Организация, ведение и редактирование каталогов и картотек проводится на основе единых методических принципов, в соответствии с технологическими инструкциями, нормами на библиотечные процессы и плановыми заданиями.
        Библиографическое описание для каталогов и картотек составляется в соответствии с ДСТУ 7.1:2006 Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления», ДСТУ 3582-97 «Сокращения слов в украинском языке в библиографической записи. Общие правила и требования», Авторскими таблицами Л.Б.Хавкиной. 
            Для организации каталогов и картотек могут использоваться карточки: печатные, машинописные, рукописные.
            Включение карточек осуществляется регулярно – в зависимости от объемов новых поступлений.
            Редактирование каталогов и картотек может быть методическим, техническим, плановым, текущим, полным или выборочным.
 
 
Информация о каталогах и картотеках
           Информация и популяризация каталогов и картотек осуществляются с помощью:
-    средств наглядной информации;
-    мероприятий дифференцированного характера, консультаций, бесед, библиотечно-библиографических занятий, экскурсий читателей в библиотеку;
-    Дней информации и Дней библиографии;
-    издания библиографических пособий;
-    использования комплексных форм и методов библиотечной работы.
 
Управление системой каталогов и картотек библиотек
           Управление системой каталогов и картотек библиотек ЦБС осуществляется на основе принципов планомерности, координации, контроля за их состоянием.
           Управление СКК осуществляется в соответствии с планами работы, приказами и распоряжениями дирекции библиотеки и включает:
-    составление сводных перспективных и годовых планов;
-    разработку методической документации;
-    координацию работы;
-    контроль за выполнением плановых заданий;
-    методическую помощь;
-    организацию мероприятий по повышению квалификации.
           Ответственность за организацию, ведение и редактирование каталогов несут сотрудники библиотек ЦБС согласно должностным инструкциям.
 
Виды каталогов и картотек ЦБС
            Каталоги и картотеки ЦБС различаются по назначению, охвату фондов и способу группировки документов, по технологии создания и использования.
            По назначению традиционные каталоги и картотеки делятся на читательские и служебные.
            Картотеки статей дополняют каталоги, т.к. включают картотеки на статьи и материалы из периодических изданий, выписываемых ЦБС, статьи из сборников, представляющие интерес для пользователей данной библиотеки.
            По охвату фондов в системе каталогов и картотек могут быть представлены:
-    каталоги, отражающие фонды библиотеки;
-    отдельных подразделений библиотеки.
            По способу группировки библиографических записей традиционные каталоги и картотеки делятся на алфавитные (имен индивидуальных и коллективных авторов и заглавий), систематические.
           Алфавитный каталог (АК) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов.
         Систематический каталог (СК) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с Библиотечно-библиографической классификацией (ББК) для массовых или детских библиотек в зависимости от типа библиотеки. Под СК понимают систему, состоящую из двух подсистем: СК и алфавитно-предметного указателя к нему.
          По технологии создания и использования каталоги делятся на традиционные карточные и электронные.


Читательские каталоги
 Центральный читательский систематический каталог 
 Находится на абонементе Центральной городской библиотеки им.А.Грина.
Выполняет функцию читательского и служебного. Систематический каталог (СК) – основной каталог, раскрывающий содержание библиотечных фондов ЦБС. Каталог носит рекомендательный характер, знакомит читателей со всеми отраслями знаний.
Структура СК соответствует Библиотечно-библиографической классификации (ББК) для массовых библиотек с соответствующими изменениями и дополнениями для украинских библиотек.
Включает библиографические записи последних изданий документов каждого названия, отраженных в читательском алфавитном каталоге, дополнительные карточки на книги, раскрывающие многоаспектное содержание документа.
Отражает фонды всех библиотек ЦБС (все виды изданий – печатные, аудиовизуальные, электронные) в соответствующих классификационных делениях на всех языках.
Все ящики каталога нумеруются арабскими цифрами слева-направо по горизонтали с помощью ярлыков. Ящики снабжены этикетками, отражающими наполнение, на которой указаны индекс ББК и название отдела (подраздела), которым начинается ящик и заканчивается.
Оформление СК помогает раскрыть логику его построения. Каждой ступени классификации соответствует своя форма разделителей:
-    разделители со средним выступом (центральным) используются для делений первой, второй, иногда третьей ступени;
-    левосторонние разделители – для четвертой и пятой ступеней;
-    правосторонние – для шестой и последующих ступеней деления.
Классификационные деления одной и той же ступени должны иметь разделители одной и той же формы (центральной, лево- и правосторонней). Центральные разделители начинают основные разделы и предшествуют боковым разделителям, которые отражают более дробное деление.
Разделители в СК открываются при наличии 5-10 карточек. За одним разделителем находится не более 40 карточек.
За каждым разделителем карточки стоят в соответствии с авторскими знаками. Справочная литература выносится в начало раздела.
 
Читательский Систематический каталог 
 Размещается в помещении с открытым доступом для читателей.
Систематический каталог (СК) – основной каталог, раскрывающий содержание библиотечных фондов. Каталог носит рекомендательный характер, знакомит читателей со всеми отраслями знаний.
Структура СК соответствует Библиотечно-библиографической классификации (ББК) для массовых библиотек с соответствующими изменениями и дополнениями для украинских библиотек.
Включает библиографические записи последних изданий документов каждого названия, отраженных в читательском алфавитном каталоге, дополнительные карточки на книги, раскрывающие многоаспектное содержание документа. Отражает фонд библиотеки (все виды изданий – печатные, аудиовизуальные, электронные).
Отражает в соответствующих классификационных делениях документы на всех языках.
Все ящики каталога нумеруются арабскими цифрами слева-направо по горизонтали с помощью ярлыков. Ящики снабжены этикетками, отражающими наполнение, на которой указаны индекс ББК и название отдела (подраздела), которым начинается ящик и заканчивается.
За каждым разделителем карточки стоят в соответствии с авторскими знаками. Справочная литература выносится в начало раздела.
Изъятие карточек осуществляется согласно актам на списание/исключение литературы из фондов библиотек, утвержденных директором ЦБС.
Вспомогательный аппарат СК: алфавитно-предметный указатель (АПУ). АПУ представляет собой алфавитный перечень предметных рубрик (ПР), раскрывающих содержание отраженных в СК и СКС произведений и других документов с указанием соответствующих классификационных индексов. Ящики АПУ снабжены этикетками с указанием букв алфавита, с которых начинается первая запись на карточках.


Центральный служебный алфавитный каталог

  Находится в специальном помещении ЦГБ и не имеет доступа для читателей.
Ведет и отвечает за его состояние сотрудник абонемента.
Выполняет справочные функции:
-    какие произведения того или иного автора имеются в фонде библиотеки;
-    есть ли конкретный документ, какими изданиями он представлен;
-    в каком количестве экземпляров и в каких подразделениях ЦБС находится издание.
Структура: в алфавитном порядке в общем ряду русско-украинского алфавита отражаются все виды документов.
Состоит из двух частей:
I)         Отражает документы, поступившие в ЦГБ до объединения библиотек в ЦБС. С момента организации Центрального служебного алфавитного (учетного) каталога перестал пополняться и законсервирован на основании «Инструкции об учете библиотечного фонда в государственных и массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР».
II)        Отражает документы, поступившие в библиотеки ЦБС с момента введения «Инструкции об учете библиотечного фонда в государственных и массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР».
Включает только основные библиографические описания на все имеющиеся в фондах ЦБС документы как для взрослых, так и для детей.
На лицевой стороне карточки помещают библиографическое описание, инвентарный номер, библиотечный шифр, полный индекс, цену.
На обороте карточки в штампе-сетке ставится отметка о местонахождении документа (структурное подразделение или библиотека).
Все ящики каталога нумеруются арабскими цифрами слева-направо по горизонтали с помощью ярлыков. Ящики снабжены этикетками, отражающими наполнение, на которой указаны буквы, слоги или слова, которыми начинается ящик и заканчивается.
Каждые 40-60 карточек отделяются буквенными и слоговыми разделителями, которые могут быть центральными, лево- и правосторонними. На фамилии авторов, содержащих большое количество изданий оформляется центральный разделитель с фамилией автора.
За каждым разделителем карточки стоят в соответствии с авторскими знаками.

Картотеки
Систематическая картотека статей (СКС)
     Размещается в помещении с открытым доступом для читателей. В библиотеках, где есть читальные залы – размещается в читальном зале.
В сельских и поселковых филиалах создаются отраслевые разделы систематической картотеки, соответствующие экономиче­скому профилю региона (может быть краеведческой картотекой статей о регионе).
В ЦГБ организуется и ведется библиографом. Является универсальной по содержанию, - общей по назначению и выполняет функцию ядра всей системы картотек ЦБС.
В библиотеке-филиале организуется и ведется заведующим филиала или библиотекарем читального зала.
Оперативно отражает новые материалы из различных изданий: газет, журналов, периодических и продолжающихся сборников. Представленная в ней информация отличается новизной, актуальностью, востребованностью и конкретностью тематики. Применяется аналитическое описание материалов из различных изданий. На многоаспектные статьи могут издаваться дополнительные карточки.
Постоянно вводятся новые и актуализируются формулировки старых рубрик.
Структура СКС соответствует Библиотечно-библиографической классификации (ББК) для массовых библиотек с соответствующими изменениями и дополнениями для украинских библиотек. За каждым делением каталога библиографические записи документов располагаются в обратнохронологическом порядке, что позволяет читателю познакомиться в первую очередь с новыми поступлениями. Используется методика многократного отражения документов.
Структура СКС отличается от структуры систематического каталога более дробной детализацией материала внутри рубрик, поскольку по новым и перспективным темам картотека отражает больший объем материала, чем систематический каталог.
Актуальные темы, новые понятия, определений которых нет в ББК, более дробное деление рубрики выделяться разделителем с предметной рубрикой.
Служит дополнением к систематическому каталогу.
За каждым разделителем карточки стоят в обратнохронологическом порядке, что дает возможность ознакомиться в первую очередь с новыми публикациями.
Карточка содержит библиографическое описание, индекс по ББК, авторский знак, предметную рубрику и другие рубрики (хронологическую, географическую). Может содержать уточнение к названию, аннотацию, примечание.
Карточки в систематической картотеке статей хранятся, пока статьи актуальны и на них существует спрос.
 
  Краеведческая картотека статей
Размещается в помещении с открытым доступом для читателей. В библиотеках, где есть читальные залы – размещается в читальном зале.
Отражает документы краеведческого характера.Состоит из двух частей:
I)         Систематическая картотека статей о Крыме.
II)        Систематическая картотека о Феодосии.
Назначением краеведческой картотеки является хранение и поиск краеведческой информации о районе города, в которых находится библиотека, в целом о городе, АР Крым.
Критериями отбора документов является ценность материала об экономике, истории, культуре края.
В КСК отражаются книги и брошюры, статьи из журналов, сборников, газет, рецензии, изоиздания, нотные издания и другие документы независимо от года издания и читательского назначения и местонахождения. На карточках на издания, отсутствующие в фондах библиотек должна быть пометка о том, где данное издание находится. Документы, отраженные в других каталогах и картотеках, в КСК отражаются повторно.
КСК организуется на основе специальных таблиц ББК для краеведческих каталогов. За каждым разделителем карточки стоят в обратнохронологическом порядке, что дает возможность ознакомиться в первую очередь с новыми публикациями. Используется методика многократного отражения документов.
Карточки в краеведческой картотеке статей хранятся, пока статьи актуальны и на них существует спрос.

Электронный каталоги и картотеки
Электронный каталог (БД Книжный фонд)
   ЭК организован на основе автоматизированной информационно-библиотечной системы ИРБИС.
ЭК представляет собой библиографическую базу в машиночитаемой форме, включающий элементы библиографической записи, ИПЯ для отражения содержания документов и элементы, указывающие адрес хранения документа (шифры или сиглы библиотек).
Совмещает функции генерального, алфавитного, систематического, топографического и предметного каталогов, алфавитно-предметного указателя.
Раскрывает состав и содержание библиотечных фондов печатных, аудиовизуальных, электронных документов библиотек Феодосийской централизованной библиотечной системы и служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотек и реализации многоаспектного информационного поиска.
Работает в реальном режиме времени.Многоаспектное отражение библиотечного фонда в ЭК дает возможность проводить поиск информации по любому элементу БЗ, по любой комбинации признаков, в том числе и по тем, которые не могут быть использованы при поиске в традиционных каталогах,.
Результаты поиска в ЭК пользователь может посмотреть на экране монитора, распечатать на принтере или записать на электронный носитель в виде списка документов, библиографической карточки.
Доступ к ЭК ФЦБС реализуется через компьютеры, установленные в подразделениях (библиотеках, отделах) ЦБС. По мере ввода новых записей и внесения изменений база данных периодически экспортируется и копируется на все компьютеры в обновленном виде.

Электронная картотека (БД статей)
Электронная картотека организована на основе автоматизированной информационно-библиотечной системы ИРБИС.
Оперативно отражает новые материалы из различных изданий: газет, журналов, периодических и продолжающихся сборников. Служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотек и реализации многоаспектного информационного поиска.
Работает в реальном режиме времени.Распечатанные карточки, созданные на основе электронной картотеки, вливаются в карточную систематическую картотеку.
Многоаспектное отражение библиотечного фонда в ЭК дает возможность проводить поиск информации по любому элементу БЗ, по любой комбинации признаков, в том числе и по тем, которые не могут быть использованы при поиске в традиционных каталогах.
Результаты поиска по электронной картотеке пользователь может посмотреть на экране монитора, распечатать на принтере или записать на электронный носитель в виде списка документов, библиографического описания.